Política de Privacidad

1 Información básica sobre protección de datos

En cumplimiento de los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), le informamos que sus datos personales serán tratados de la siguiente manera:

• Responsable: Carolina Barberan de Freitas (marca comercial: Optimiza Consultoria) · DNI: 27348388P
• Domicilio: Carrer Sant Josep, 43, 08730, Santa Margarida i els Monjos, Barcelona
• Email: nexapp@optimiza.be

Finalidades del tratamiento:

• Gestión de la cuenta de usuario y prestación del servicio NexApp
• Digitalización y organización de facturas y gastos mediante OCR e IA
• Envío de reportes a la gestoría designada por el usuario
• Gestión de cobros y facturación
• Emisión de facturas electrónicas y remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria conforme al sistema VeriFactu (Real Decreto 1007/2023), cuando el usuario activa esta función
• Envío de comunicaciones comerciales (solo con consentimiento expreso)

Legitimación:

• Ejecución de un contrato de prestación de servicios (Art. 6.1.b RGPD)
• Cumplimiento de una obligación legal (Art. 6.1.c RGPD, en lo relativo a VeriFactu y a la conservación de documentos fiscales)
• Interés legítimo para la mejora del servicio y seguridad (Art. 6.1.f RGPD)
• Consentimiento explícito para comunicaciones comerciales

2 Destinatarios de los datos

• Gestorías: Solo las designadas explícitamente por el usuario para recibir la documentación
• Infomaniak Network SA (Ginebra, Suiza): alojamiento y base de datos
• Infomaniak AI Tools (Suiza): extracción de texto de facturas mediante IA — los datos se envían cifrados y no se usan para entrenar modelos públicos
• Stripe Payments Europe Ltd (Dublín, Irlanda): procesamiento de pagos — los datos de tarjeta se introducen directamente en la plataforma de Stripe
• Bilbabit, S.L. ("Verifacti") (Getxo, Bizkaia, NIF B75777847): proveedor de software de facturación electrónica, remite los registros de facturación a la AEAT conforme a VeriFactu cuando el usuario activa esta función. Solo recibe los datos fiscales estrictamente necesarios para emitir cada factura
• Brevo (Sendinblue SAS, Francia): envío de correo electrónico (códigos de acceso, informes a la gestoría, notificaciones de facturas)
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Dublín, Irlanda — Instagram): solo si usted acepta la categoría «Formularios y contenido externo», se carga en nuestra web la publicación de Instagram incrustada. Instagram puede instalar sus propias cookies y recibir sus datos de navegación conforme a su política de privacidad
• RTV Vilafranca (Penedès TV) (Vilafranca del Penedès, Barcelona): la entrevista en vídeo se reproduce desde los servidores de RTV Vilafranca únicamente cuando usted pulsa el botón de reproducción. En ese momento su navegador se conecta a ese servidor, que recibe su dirección IP y los datos técnicos habituales de cualquier conexión web. Nosotros no instalamos ninguna cookie por este motivo
• Cloudflare, Inc. (EE.UU.): infraestructura de red y seguridad, con servidores en la UE
• Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT): cuando el usuario activa la facturación electrónica, se le remiten los datos fiscales necesarios de cada factura (NIF, nombre/razón social, domicilio propios y de sus clientes), por ser el destinatario legal de esa información
• Administraciones Públicas: en cualquier otro caso, solo si hay obligación legal

3 Categorías de datos que tratamos

Datos del usuario (autónomo):

• Nombre, apellidos, NIF/CIF, correo electrónico, teléfono
• Datos bancarios para cobros, gestionados por terceros seguros (Stripe)
• Contraseña cifrada (nunca almacenada en texto plano)
• Si se activa la facturación electrónica: el NIF y domicilio del usuario, a efectos de su representación legal ante la AEAT

Datos de terceros (clientes/proveedores del usuario):

• Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección, importe de facturas, fecha de emisión

4 Conservación de los datos mientras la cuenta está activa

Los datos se conservarán y utilizarán con normalidad mientras la cuenta esté activa, para las finalidades descritas en esta política.

5 Cancelación y eliminación de la cuenta

No existe una regla general por la que se conserven todos los datos de una cuenta durante un mismo número de años solo por tratarse de información financiera. Al solicitar la baja, distinguimos:

• Se eliminan (sin obligación de conservarlos): clientes y productos de tu catálogo, y las preferencias/ajustes de la cuenta
• Se conservan de forma restringida y bloqueada: gastos y sus documentos adjuntos, facturas emitidas (incluidos los registros VeriFactu ya presentados a la AEAT) y facturas históricas subidas manualmente

Puedes solicitar la baja desde la app (Preferencias → "Cancelar mi cuenta") o mediante el formulario público de eliminación de cuenta, sin necesidad de iniciar sesión. Toda solicitud se procesa manualmente en un plazo máximo de 48 horas y se confirma por email.

6 Sus derechos (ARSULIPO)

Usted tiene derecho a:

• Acceso: Solicitar una copia de los datos que tenemos sobre usted
• Rectificación: Pedir la corrección de datos erróneos
• Supresión (Olvido): Solicitar el borrado cuando ya no sean necesarios
• Limitación: Solicitar que limitemos el tratamiento en ciertos supuestos
• Portabilidad: Recibir sus datos en formato estructurado
• Oposición: Oponerse al tratamiento por motivos legítimos

Para ejercer estos derechos, envíe un correo a nexapp@optimiza.be adjuntando copia de su DNI/NIF. Responderemos en un plazo máximo de un mes.

Si considera que el tratamiento no cumple la normativa, puede presentar reclamación ante la AEPD.

7 Medidas de seguridad

• Cifrado en tránsito: TLS 1.3 en todas las comunicaciones
• Cifrado en reposo: AES-256 para datos almacenados
• Control de acceso: Autenticación segura y gestión de permisos estricta
• Copias de seguridad: Realizadas diariamente en ubicaciones separadas
• Aislamiento: Los datos de cada usuario están estrictamente separados en carpetas independientes

8 Cambios en la política de privacidad

Nos reservamos el derecho de modificar esta política para adaptarla a novedades legislativas o cambios en el servicio. Cualquier cambio significativo será notificado a los usuarios con antelación mediante correo electrónico.

9 Política de cookies

Esta web utiliza cookies técnicas propias, necesarias para su funcionamiento, y cookies de terceros únicamente cuando usted da su consentimiento expreso a través del aviso que se muestra en su primera visita.

Cookies necesarias (no requieren consentimiento): no instalamos ninguna cookie de seguimiento propia. Guardamos su idioma preferido y su decisión sobre cookies mediante localStorage del navegador — una tecnología de almacenamiento local con una finalidad equivalente a una cookie técnica, pero que no se envía a ningún servidor.

Cookies de terceros (requieren su consentimiento — categoría «Formularios y contenido externo»): si acepta esta categoría, se cargan los formularios de alta de cliente y del programa de partners para gestorías, alojados por Brevo (Sendinblue), y la publicación de Instagram incrustada en la sección «En los medios», de Meta Platforms Ireland Ltd. Brevo e Instagram pueden instalar sus propias cookies conforme a sus políticas de privacidad (Brevo, Instagram). Mientras no dé su consentimiento, estos contenidos no se cargan y no se instala ninguna cookie de Brevo ni de Instagram.

Vídeo de RTV Vilafranca (no instala cookies por nuestra parte): el vídeo de la entrevista no se carga al visitar la web. Solo cuando usted pulsa el botón de reproducción, su navegador solicita el vídeo directamente a los servidores de RTV Vilafranca, que reciben su dirección IP y los datos técnicos habituales de cualquier conexión. Si no lo reproduce, esa conexión no se produce.

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