Digitalizar estos documentos permite trabajar con ellos de una manera más ordenada y facilita mucho su consulta posterior, ya sea para preparar tus impuestos o para responder a una pregunta de tu gestoría meses después.
¿Qué significa digitalizar una factura?
No todas las formas de "pasar algo a digital" son lo mismo. Merece la pena distinguir entre:
- Hacer una fotografía del documento con el móvil.
- Convertirlo en un archivo PDF, por ejemplo con un escáner o una app de escaneo.
- Almacenar digitalmente ese documento de forma ordenada.
- Extraer automáticamente los datos que contiene el documento (proveedor, importe, fecha…).
Cada paso resuelve un problema distinto. Una fotografía por sí sola resuelve la conservación, pero no la organización ni la extracción de datos — para eso hacen falta los siguientes pasos.
Formas de digitalizar una factura
Escáner
Ofrece buena calidad de imagen, pero requiere tener el aparato a mano en el momento en que llega el documento, lo cual no siempre es práctico para tickets del día a día.
Móvil
Es la opción más inmediata: el documento se captura en el momento, sin esperar. La calidad depende de la luz y del pulso, así que conviene revisar que la foto sea legible antes de darla por buena.
PDF recibido por email
Ya nace digital, así que no requiere ningún paso de captura — el reto aquí es organizarlo bien y no dejar que se pierda entre el resto de correos.
Aplicación de gestión
Puede combinar la captura (foto o PDF) con el almacenamiento ordenado, y en algunos casos con la extracción automática de datos.
¿Qué es el OCR para facturas?
OCR son las siglas de Optical Character Recognition, una tecnología que permite reconocer el texto contenido en una imagen o documento.
Aplicado a una factura o un ticket, un sistema OCR puede identificar información como el proveedor, la fecha, el número de factura, los importes o los impuestos aplicados — siempre que el documento tenga calidad suficiente y que esos campos puedan ser reconocidos correctamente en el texto.
La precisión real depende del documento concreto: una foto nítida de una factura bien impresa se reconoce mejor que un ticket térmico borroso o mal iluminado.
¿Es lo mismo escanear una factura que utilizar OCR?
No, aunque suelen ir juntos en la práctica:
- Escanear o fotografiar convierte el documento físico en un archivo digital (imagen o PDF).
- OCR interpreta el contenido de ese archivo para poder trabajar con determinados datos, en lugar de teclearlos a mano.
Puedes tener un documento digitalizado sin haber aplicado OCR, y también puedes aplicar OCR sobre un documento ya digitalizado por otra vía.
Qué problemas puede tener la digitalización automática
El reconocimiento automático no es infalible. Algunas situaciones que pueden dificultarlo:
- Documentos borrosos o fuera de foco.
- Fotografías tomadas en ángulo o inclinadas.
- Poca iluminación en el momento de la captura.
- Tickets térmicos deteriorados o con la tinta desvaída.
- Formatos de factura muy distintos entre proveedores.
- Errores puntuales de reconocimiento en algún campo concreto.
Por eso la automatización ayuda, pero conviene que exista siempre una revisión humana cuando el resultado lo requiera: la tecnología acelera el proceso, no sustituye por completo la comprobación de que los datos son correctos.
Cómo digitalizar tickets desde el móvil
Un proceso sencillo para el día a día:
- Fotografía el ticket en cuanto lo recibas, antes de que se deteriore.
- Comprueba que la foto es legible (buena luz, sin cortes).
- Procésalo, ya sea manualmente o mediante una herramienta con OCR.
- Revisa que los datos extraídos sean correctos.
- Guárdalo de forma organizada para poder encontrarlo después.
¿Puede una aplicación automatizar parte del proceso?
NexApp utiliza OCR para extraer información de las facturas y gastos que incorporas a la aplicación, ya sea por foto o por PDF. La finalidad es reducir la introducción manual de datos y centralizar los documentos en un solo sitio.
Conoce NexApp y prueba el OCR durante 7 días gratisDigitalizar facturas no significa olvidarse de ellas
Digitalizar es solo el primer paso. Después conviene:
- Revisar que los datos capturados sean correctos.
- Organizar el documento dentro de tu sistema habitual.
- Poder localizarlo cuando lo necesites, sin tener que buscarlo entre decenas de archivos.
- Preparar esa información para su gestión posterior, por ejemplo de cara a tu gestoría.
Si todavía no tienes un sistema para lo segundo, en nuestra guía sobre cómo organizar las facturas siendo autónomo explicamos un proceso sencillo para mantenerlo bajo control.
Conclusión
La digitalización es especialmente útil cuando forma parte de un proceso completo — capturar, revisar, organizar y localizar — y no consiste únicamente en hacer fotos de documentos que después nadie vuelve a mirar.